כל ארגון נתקל בסוף בסבב "ניקוי אביב" — קבלנים שעזבו, עובדים שהתחלפו, חשבונות שנמצאים ב-dormant כבר שנים. ב-Docebo, השבתת משתמשים המונית נראית פשוטה מספיק: שינוי סטטוס, סיום. בפועל, יש כמה התנהגויות לא-מובנות שמפתיעות אדמינים מנוסים שוב ושוב.
השבתה מול מחיקה: בחרו בזהירות
קודם כל, ההחלטה החשובה ביותר: השבתה של משתמש שומרת את כל הנתונים ההיסטוריים שלו — השלמות, תעודות, ציונים, רישומי הרשמות — תוך הפיכת החשבון לבלתי פעיל. המשתמש לא יכול להתחבר, אבל כל מה שעשה בפלטפורמה נשאר שלם לצורכי דיווח ותאימות.
מחיקה של משתמש מסירה אותו ואת הנתונים שלו לצמיתות. זה בלתי הפיך וכמעט תמיד הבחירה הלא נכונה עבור מי שהשלים הדרכות כלשהן. שמרו מחיקה לחשבונות שנוצרו בטעות או למשתמשי בדיקה ללא פעילות אמיתית.
בתרחישי סיום העסקה, השבתה היא הדרך הנכונה. רשומות הכשרה היסטוריות נדרשות בדרך כלל לביקורות תאימות, ולא ניתן לשחזר אותן לאחר מחיקה.
המלכודת הקריטית: השבתה לא מסירה הרשמות
זה מה שמפתיע אדמינים לרוב: השבתת משתמש לא מסירה אותו אוטומטית מקורסים או תוכניות למידה. משתמש מושבת עדיין יכול להופיע כ-"Enrolled" או "In Progress" בדוחות שלכם — דבר שמעוות מדדי שיעורי השלמה ויוצר רעש בדשבורדים של מנהלים.
הגישה המומלצת לפני השבתה בהיקף גדול:
- השאירו משתמשים רשומים לקורסים עם סטטוס Completed — הרשומות האלה הן חלק מהיסטוריית ההכשרה שלהם.
- הסירו רישומים מקורסים עם סטטוס Enrolled או In Progress — אלה אין להם ערך היסטורי ויגדילו את המספרים "בתהליך" ללא הגבלת זמן.
- טפלו בהסרת הרישום דרך אזור ניהול הקורס, אזור תוכניות הלמידה, או ה-API אם עושים זאת בהיקף גדול.
השיטה הנכונה להשבתה המונית
להשבתת מספר גדול של משתמשים ביעילות, הגישה האמינה ביותר היא ייבוא CSV דרך אפליקציית האוטומציה:
-
הכינו את ה-CSV: הקובץ צריך לפחות עמודת
usernameועמודתactiveעם הערךno. שמרו כקידוד UTF-8 — זו נקודת כשל נפוצה בייבוא שאין לה שום קשר לנתונים עצמם. - הגדירו כלל אוטומציה: ב-Admin > Automation, צרו כלל שמופעל על ידי העלאת קובץ ל-SFTP. מפו את שדות ה-CSV למאפייני המשתמש המתאימים.
-
בדקו קודם על מנה קטנה: להשבתה דרך אוטומציה אין מנגנון ביטול מובנה. אם משהו משתבש, תצטרכו לייבא מחדש עם
active = yesלביטולה. בדקו על 5–10 חשבונות לפני הרצה על מאות.
אם אתם משביתים פחות מ-250 משתמשים, אפשר גם לעשות זאת דרך אזור המשתמשים בלוח הניהול באמצעות פעולות המוניות (בחרו משתמשים > Actions > Deactivate). למעלה מ-250 משתמשים, Docebo מעבד זאת כמשימת רקע.
לפני ההשבתה: נקו תפקידי Power User
אם למשתמשים שאתם משביתים יש תפקידי Power User, הורידו אותם לרמת User רגילה קודם. Power User מושבת יכול להשאיר מאחוריו קונפיגורציות עזובות — דוחות, קבוצות, או כללי אוטומציה שהתייחסו להרשאותיו. זה חשוב במיוחד אם ל-Power User הייתה ראות לסניפים או שניהל קבוצות משתמשים ספציפיות.
כמו כן, בדקו אם לאיזה מהמשתמשים העוזבים מוגדר תפקיד Direct Manager של משתמשים אחרים. יש להקצות מחדש את הקשרים האלה לפני ההשבתה כדי להימנע משבירת כללי נוטיפיקציה ברמת מנהל וראות בדוחות.
מה קורה לנתונים
משתמשים מושבתים נשארים גלויים לחלוטין בדוחות. נתוני ההרשמה ההיסטוריים שלהם, ציונים, תאריכי השלמה ותעודות נשמרים וניתן למשוך אותם בדוחות מותאמים אישית בכל עת. החשבון פשוט לא ניתן לשימוש להתחברות או קבלת הרשמות חדשות.
ניואנס חשוב אחד: משתמשים מושבתים עדיין עשויים לספור כנגד מושבי הרישיון שלכם בהתאם לחוזה ה-Docebo שלכם. אם הארגון שלכם מנהל ספירת מושבים, אשרו עם צוות החשבון שלכם האם משתמשים מושבתים נכללים בחישוב החיוב שלכם.
Expired מול Deactivated: לא אותו הדבר
Docebo מציעה שני מצבים בלתי פעילים נפרדים שאדמינים לפעמים מבלבלים ביניהם:
- Expired (פג תוקף): משתמש שחשבונו עבר את תאריך התפוגה שהוגדר בפרופיל שלו. ייתכן שהחשבון יוכל או לא יוכל להתחבר בהתאם להגדרות הפלטפורמה. תפוגה שימושית לתרחישי גישה זמניים כמו קבלנים.
- Deactivated (מושבת): משתמש שהוגדר במפורש לסטטוס לא פעיל על ידי אדמין או דרך אוטומציה. לא יכול להתחבר ללא קשר להגדרות תאריך כלשהן.
לעזיבות קבועות, השבתה היא הסטטוס המתאים. תפוגה מתאימה יותר לגישה מוגבלת בזמן שאתם רוצים לנהל אוטומטית.
תיעוד רשמי: סטטוסי חשבונות משתמש – מרכז העזרה של Docebo | ניהול משתמשים עם פעולות המוניות – מרכז העזרה של Docebo