נניח שאתם רוצים לפתוח מחדש הסמכת ציות לכלל העובדים בתאריך מסויים. כולם, אותו תאריך, התחלה נקייה. מה הדרך הנכונה לעשות את זה בדוצ'בו, מבלי לאבד את ההיסטוריה של מי השלים מה ומתי?
התשובה, כפי שגילינו, תלויה בהבחנה שלא תמיד ברורה בממשק של דוצ'בו: קיימים שני כלים נפרדים שיכולים לטפל בחידוש הסמכות, אבל כל אחד מהם בנוי לצורך שונה לחלוטין.
שני הכלים
דוצ'בו מציעה את Archive Enrollment (פעולת ארכוב ברמת הקורס) ואת מודול Certifications & Retraining (מנוע אוטומציה לציות ארגוני). שניהם שומרים היסטוריה ומאפשרים לעובדים לחזור על ההכשרה , אבל הלוגיקה מאחוריהם שונה לגמרי.
Archive Enrollment: הריסט שהאדמין שולט בו
ארכוב רישום הוא פעולה מכוונת שמבצע האדמין. נכנסים לקורס ← לשונית Enrollments ← תפריט אליפסיס ← Archive enrollment, ובוחרים בין שתי אפשרויות: Archive and re-enroll (המשתמש חוזר מיד לקורס עם איפוס המעקב) או Archive and unenroll (המשתמש מוסר מהקורס לחלוטין).
מה נשמר: תמונת מצב מלאה של הרישום , תאריך השלמה, ציון, מצב חומרי ההדרכה, תעודה , כולם קפואים ברגע הארכוב. הנתונים נגישים בדו"ח המותאם Users - Courses תחת archived enrollments, ומבקרים יכולים למשוך אותם בכל עת.
כמה דברים חשובים לדעת לפני שמשתמשים בזה בקנה מידה גדול:
- אפשר לארכב רק רישומים בסטטוס Enrolled, In Progress או Completed , לא משתמשים ברשימת המתנה.
- רישומים מאורכבים לא ניתנים לשחזור , מבנה הנתונים משתנה לצמיתות.
- בעת ה-re-enroll, הנוטיפיקציה "User is enrolled in a course" נשלחת אוטומטית , המשתמשים מקבלים התראה בלי הגדרה נוספת.
מודול Certifications & Retraining: מנוע הציות האוטומטי
מודול הסרטיפיקציות מיועד לציות שוטף ואוטומטי. מגדירים סרטיפיקציה עם תקופת תוקף (למשל, 12 חודשים), משייכים אותה לקורס או לתוכנית הלמידה הרלוונטית , ודוצ'בו עושה את השאר: כשהסרטיפיקציה של משתמש פגה, הפלטפורמה מארכבת את הרישום הקודם, מחזירה את המשתמש לקורס החידוש, ויכולה לשלוח תזכורות יזומות לפני פקיעת התוקף , כולל קישור ישיר לחידוש עם [renew_link].
ההיסטוריה נשמרת בדו"ח Users - Certifications, שם אפשר לראות גם רשומות פעילות וגם רשומות מאורכבות, כולל תאריכי הנפקה ופקיעה.
זה הכלי הנכון כשהציות הוא שוטף ומתגלגל , כל עובד נשאר עדכני לפי לוח הזמנים האישי שלו, והפלטפורמה אוכפת את החידוש אוטומטית.
ההבדל המכריע , ולמה הוא משנה
מודול הסרטיפיקציות מחדש לפי עובד, בהתאם לתאריך פקיעת התוקף האישי שלו. אם עובד אחד השלים את הקורס בינואר ואחר ביוני , הם יחדשו בינואר וביוני בהתאמה. נכון להיום, אין בדוצ'בו מנגנון נייטיב שמאפשר לכפות על כולם לחדש הסמכות באותו תאריך קלנדרי קבוע דרך מודול הסרטיפיקציות בלבד.
זה היה גורם ההכרעה אצל הלקוח שלנו. תוכנית הציות שלהם לא הייתה מתגלגלת , היא הייתה מסונכרנת. כל החברה נדרשת לחדש הסמכות ביחד ב-1 באפריל, כל שנה, כחלק ממחזור ביקורת שנתי. לוח זמנים מפוצל בין עובדים פשוט לא התאים למודל שלהם.
לכן בחרנו ב-Archive Enrollment: פעולת אדמין חד-פעמית שמבוצעת פעם בשנה, מתואמת ללוח הציות של החברה, ומאפסת את כולם בו-זמנית ומפעילה רישום מחדש בצורה מסונכרנת.
איך מחליטים?
הדרך הפשוטה לחשוב על זה:
- השתמשו ב-Archive Enrollment אם חידוש ההסמכה הוא אירוע , תאריך ספציפי שבו כולם מתאפסים ביחד, בהתאם למחזור ביקורת חיצוני או מדיניות ארגונית.
- השתמשו ב-Certifications & Retraining אם הציות הוא שוטף , כל עובד נשאר עדכני לפי לוח הזמנים האישי שלו, ואתם רוצים שהפלטפורמה תנהל את זה אוטומטית.
בפועל, ארגונים רבים משלבים את השניים: מודול הסרטיפיקציות למעקב ודיווח על מצב הציות לאורך השנה, ו-Archive Enrollment כמנגנון לאיפוס השנתי , תוך שימוש בדו"חות הפקיעה של המודול כדי לזהות מי צריך להתאפס.
מה קורה להיסטוריה?
שאלה שעולה כמעט תמיד: "האם נאבד את הרשומות הקודמות?" התשובה הקצרה היא לא , אבל ההיכן חשוב. נתוני רישום מאורכב נמצאים בדו"ח Users - Courses (סננו לפי archived enrollments). היסטוריית סרטיפיקציות נמצאת בדו"ח Users - Certifications. חשוב לוודא שהגדרות הדיווח שלכם מכסות את שניהם, במיוחד אם אתם צריכים נתיבי ביקורת שמשתרעים על פני מספר שנים.
תיעוד רשמי: Archiving course enrollments | Managing the Certifications and Retraining app